En kommun upphandlade ramavtal för leverans, underhålls- och reparationsarbeten av storköksutrustning samt vitvaror och tvättstugeutrustning till kommunens fastigheter och anläggningar. I upphandlingsdokumentet angavs: ”Servicetekniker ska vara certifierade och godkända av tillverkare på de maskiner som service och installation utförs”.

Fråga uppstod om vid vilken tidpunkt kravet på servicetekniker skulle vara uppfyllt. Kammarrätten konstaterade att det obligatoriska kravet på servicetekniker endast tar sikte på de produkter och tjänster som levereras under avtalstiden. Det fanns inget krav på att leverantören ska vara godkänd och certifierad vid anbudslämnandet. Därför kan inte kravet på servicetekniker förstås på annat sätt att det ska vara uppfyllt först vid leverans. Det var därför fel av kommunen att kräva att kravet på servicetekniker skulle vara uppfyllt vid anbudsinlämningen. Kammarrätten i Sundsvall, mål nr 2257-23.

Vad kan vi lära av detta? Jo att det är klokt att ställa en fråga om det råder osäkerhet om när ett krav ska anses vara uppfyllt. Om det inte står något specifik formulering är det klokast att utgå ifrån att kravet ska vara uppfyllt när anbudet lämnas in.

Nu råder det inte längre någon tvivel om att AI används av allt fler anbudsgivare. Det kan gälla allt från att analysera förfrågningsunderlag till att ta fram en säkerhetspolicy. Det leder till utmaningar både för dig som anbudsgivare men även för upphandlarna. Vad innebär det?

Den som lägger in ett antal krav från en upphandling och låter AI svara kommer med en genomtänkt prompt att få ett svar som täcker alla frågor och därmed klarar skall-kraven. Däremot kan det nog vara svårt att få full pott om det gäller utvärderingskriterier eftersom AI-texterna är ganska allmänt formulerade. Därför gäller det att ha en egen bastext att utgå ifrån där du anger dina specifika egenskaper på exempelvis material, system eller metoder som du använder i just ditt företag. Detta är särskilt viktigt eftersom många texter kommer att vara nästan identiska.

Med andra ord räcker inte AI för att ta hem segern utan det gäller att sticka ut med ett eget budskap för att få full pott samt att vara trovärdig. Det kan man vara på flera sätt, bland annat genom att bygga relationer, se till att informationen i anbudet stämmer med webbplatsen, skaffa sig bra referenser och sist men inte minst skaffa sig kunskap om kunden.

Upphandlaren å andra sidan kommer att få in fler anbud som uppfyller kraven men som är relativt lika i fler avseenden än tidigare. Antingen går upphandlingarna mer åt lägsta pris eller så kommer det bli fler presentationer där anbudsgivarna bedöms på plats. Sammanfattningsvis kommer det gå bäst för den som vågar sticka ut på ett personligt och trovärdigt sätt.

Maria Hägnander och Johan Svedberg, det är vi som ligger bakom Public Bid Education 18000. Nu har vi gjort slag i saken och startat ett bolag som kan göra precis de praktiskt inriktade utbildningar som vi önskar för att ge dig som anbudsgivare konkreta verktyg för att vinna offentliga upphandlingar.

Vi fokuserar på det som många missar, nämligen att strategisk försäljning byggs genom relationer. Det är ännu viktigare än någonsin, särskilt när AI används av så många. Därför är vi 2 lärare på vår utbildning Active Bid manager, där vi gör rollspel som visar hur ett säljsamtal kan gå till. Dessutom får varje deltagare en handlingsplan under utbildningen för att få koll på möjligheter till förbättring både för deltagaren och företaget. LOU och regelverket får du på köpet, kom ihåg, lagen är framförallt ett verktyg att luta sig mot för att ta affären.

Public Bid Education har över 55 års samlad erfarenhet av upphandling, anbudsarbete, juridiken bakom och att vinna upphandlingar.

Vi hjälper ditt företag med allt från relationsskapande processer till att forma starka anbud – och att få ut mesta möjliga av ert avtal när det är i hamn.

Varma hälsningar
Maria & Johan